Un passaggio chiave per l’organizzazione di un ottimale processo di acquisto: la preparazione della specifica tecnico-funzionale del bene o servizio e l’identificazione del livello di prestazioni attese.

Introduzione

Un’impresa acquista sul mercato materiali, componenti, semilavorati o servizi utili per il proprio business in proporzione variabile tra il 30% e l’80% del proprio fatturato annuale.

Per ottenere i migliori risultati da un acquisto complesso e ad alto valore lungo il ciclo di vita, la conoscenza è un fattore essenziale, sia del bene o servizio che si vuole acquistare che dei benefici che si desiderano ottenere, dello status del mercato in termini di vincoli e opportunità e degli attori sul mercato. Inoltre la giusta preparazione della specifica tecnico-funzionale del bene e l’identificazione del livello di servizio atteso sono un prerequisito la corretta selezione dei fornitori e la massimizzazione del ritorno sull'investimento.

Per ottenere risultati ottimali è necessaria una anticipata, tempestiva e stretta collaborazione tra i Tecnici, l’Area Acquisti e le altre funzioni aziendali coinvolte, come la Produzione e il Marketing.

Potranno essere analizzate in modo dettagliato le caratteristiche e le prestazioni richieste dal bene, tenendo conto anche dei requisiti normativi e di qualità: in questo modo, si possono identificare le esigenze e le aspettative di tutte le funzioni aziendali coinvolte e garantire che il processo di acquisto sia allineato con gli obiettivi strategici dell'azienda. Questa è Integrazione Interna!

C’è poi da identificare il livello di servizio atteso dai fornitori ovvero la definizione chiara delle performance dei fornitori e dei relativi parametri di valutazione, quali il rispetto delle consegne, la qualità dei prodotti, la capacità e flessibilità nel rispondere alle esigenze dell'azienda e il rispetto dei termini contrattuali.

L’uso di criteri oggettivi e misurabili faciliteranno la relazione Cliente – Fornitore, consentendo di valutare la qualità del servizio offerto e garantire la continuità delle forniture.

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Impostare un’adeguata specifica tecnico-funzionale​

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1. A quale esigenza di business o funzionamento di società risponde quel bene o servizio?

Se è un’esigenza connessa al core business, sarà importante individuare tutte le caratteristiche sia tecniche che funzionali e dividerle in Must e Nice-To-Have: in tal modo potranno essere evitate ridondanze e conseguenti costi superflui.

Evitare la over specificazione!

2. Quali sono i benefici attesi dall’acquisto?

Chiarire i benefici desiderati all’interno di una specifica e il loro livello all’interno di un Service Level Agreement consente di avviare sia uno scouting appropriato, maggiormente focalizzato e risparmiando tempo, che un dialogo costruttivo col mercato di fornitura: per un vero supporto alle Vendite. Nel caso in cui non sia stata già fatta, aiuta anche nella valutazione di Make or Buy.

Qualità e servizio utile, non ridondante!

3. Come integrare le considerazioni di sostenibilità?

Integrare le considerazioni di sostenibilità all’interno di una specifica tecnico-funzionale consente di ridurre i relativi impatti negativi sia ambientali che sociali. E’ utile andare oltre la talvolta sterile elencazione di certificazioni richieste e integrare la specifica con le tipologie di prestazione di sostenibilità attese sino al fine-vita del prodotto.

La sostenibilità è più di un plus, è un Must!

4. Di quali norme tecniche bisogna tenere conto e come posso migliorarne l’applicazione?

I tecnici conoscono le norme tecniche a cui è obbligatorio uniformarsi: uno dei fattori distintivi di un prodotto può essere l’integrarle con altre prestazioni ovvero individuare quel plus tecnico-funzionale che può offrire e può essere apprezzato dal Cliente Finale rispetto ai concorrenti.

Competitivi sin dalla fase di specifica!

5. Qualità attesa e/o qualità percepita? Implicita o esplicita?

Alcune caratteristiche di qualità di un bene o servizio possono essere ad esempio inerenti al risultato e/o alla modalità costruttiva di un componente o semilavorato o prodotto finito. Una lunga durata del bene rispetto alla media del mercato è un buon parametro di qualità e di sostenibilità.

Se il materiale – componente - semilavorato acquistato garantisce una maggiore soddisfazione del Cliente Finale durante la fase d’uso del bene di cui fa parte, allora offre quel plus di qualità attesa.

Qualità al giusto costo!

6. Quale manutenzione lungo il ciclo di vita e quale sarà la destinazione del bene a fine-vita?

In particolare per i beni di lunga durata, è importante preparare una specifica che garantisca sia un acquisto competitivo che costi di manutenzione e upgrade veramente “sostenibili” durante il ciclo di vita, altrimenti avremo sbagliato la specifica e aiutato ben poco il bilancio di società.

Parimenti, principi di eco-design dovranno essere utilizzati sin dalla fase progettuale così da facilitare il riuso o la riduzione o il riciclo del bene a fine-vita.

Approccio di ciclo di vita e di costo totale di uso e di proprietà!

7. Quali e quanti KPI adottare?

Gli indicatori di misura della prestazione devono essere in numero minimo possibile così da essere realmente gestibili e verificabili. Tale approccio pone le basi per un acquisto consapevole.

Pochi KPI ma giusti!

8. Come e quando misurare i risultati?

Un numero ridotto di KPI aiuta nella migliore definizione delle relative modalità di misura e numerosità delle frequenze lungo il ciclo di vita del bene o servizio e in vigenza del rapporto commerciale. Controllo di processo ante-spedizione, controlli in entrata, in produzione e durante l’uso, sia previsti che attuati, qualificano la serietà di un acquisto.

Monitoring dei risultati, sempre!

9. Come gestire il trade-off tra una specifica aperta e l’integrazione critica dei feedback dal mercato?

Una specifica tecnica ben fatta tiene conto di quanto disponibile sul mercato e al contempo consente a più attori di rispondere alle RFQ di società, togliendo spazio a pratiche anti-competitive.

Etica del business!

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Conclusioni

Una accurata specifica tecnica-funzionale è la base per acquistare in modo competitivo e sostenibile.

Certo, in tal modo la sua preparazione risulta essere più impegnativa della media ma, si sa, un acquisto ad alto valore di spesa annuale e alta complessità tecnica richiede una adeguata attenzione dei Tecnici e il supporto degli Acquisti e delle altre Funzioni: altrimenti si corre il rischio che i risparmi in fase di acquisto si dissolvano durante il ciclo di vita. Il mercato vuole prodotti belli, sicuri, competitivi e sostenibili.